如何约客户视频外贸邮件

为什么需要视频咨询?

在新冠肺炎疫情期间,许多企业转向了视频咨询的模式,与客户保持视频联系,这无疑给传统的面对面洽谈带来了一定阻力。但是如果你没有采取视频方式,很容易让客户产生你不够重视客户的印象。视频可以让客户看到你的真实表情和态度,建立亲密感,这对定下合作订单很有帮助。

如何起草邮件邀请?

起草邮件请客户视频咨询时,以下几点需要注意:

1. 邮件标题清楚直白,使用诸如“视频会议”“视频商谈”之类的词语,让客户一目了然邮件目的为视频。

2. 开门见山地表明你的身份和公司,例如”xxx公司某某,我们之前通过邮件/电话商谈过...”,回顾之前的来往可以培养亲密感。

3. 明确说明此次视频会议的目的,例如跟进之前的合作项目、商议新项目合作等,让客户了解会议重点。

4. 指定会议时间,提前给用户足够时间做时间安排,也给用户留有拒绝的机会。如果用户无法接受你提供的时间,可以主动询问他方便的时间安排 follow up。

5. 温和有礼地表达你的诚挚期待,例如"我真诚地希望能在视频中进一步了解您的需求",植入正面情绪。

6. 崭新的电脑/网络障碍不影响正常进行的声明,释放客户的心理负担。

7. 清晰地提供视频会议链接或拨号方式,一并发送邮件。

视频会议前的润色

视频会议成功与否,80%取决于前期准备。所以在会议前,需要做好以下准备:

1. 测试视频设备是否正常工作,声音清晰度合适。

2. 熟悉视频会议软件操作方式。

3. 解决可能出现的网络延迟问题。

4. 整理随时可以分享的资料支持物,比如上次会议记录、商业计划书等。

5. 选择衬垫舒适的座椅,背景简洁卫生有利于专注。

6. 提前10分钟进入会议现场,进一步测试设备及网络环境。

视频会议进行时的要点

视频会议开始后,与客户互动时应注意:

1. 每次发言前启动视频,并专注于镜头,避免随意浏览其他窗口。

2. 保持惯用的礼仪语气及眼神交流,增加亲和感。

3. 如果网络不稳定,不要着急,待环境恢复后再开始发言。

4. 积极倾听客户,适时提出问题和意见,营造互动氛围。

5. 具体介绍各项计划,结合实际案例进行阐述将更容易得到客户认同。

6. 联系信息一致,随时保持联系以便项目后续工作。

视频会议结束后的收尾工作

会议结束,也不要马上离开,需要做好:

1. 对本次沟通总结性地复盘一下,找出匀速点进行明确说明。

2. 感谢客户抽时间参与交流,表达对未来合作的期待。

3. 邀请客户提出问题和意见,及时跟进解答。

4. 重申后续接洽方式,并提供本次会议记录进行回顾。

5. 结束会议聊天,但不断开视频,最后面对面道别。

常见问答(FQAS)

问题一:视频会议的优点是什么?

视频会议可以让客户直观看到服务商的态度语气,建立亲密感,更有利于获得客户信任和续约,在新的防疫形势下也更符合社交距离要求。

问题二:邮件标题如何写好?

邮件标题建议直接明确,使用“视频会议”“视频商谈”等词组,让客户一眼了解邮件目的。

问题三:应该提供什么会议详情?

邮件中应明确说明会议目的,提供确定的会议时间,并提前留出时间给客户安排,同时也应主动询问客户其它时间选择。

问题四:视频会议前需要准备什么?

视频会议前需要测试设备是否正常,熟悉操作软件,准备支持资料,选择轻松视听环境,并提前进入会场测试网络。

问题五:视频会议进行时需要注意什么?

会议进行时应 开启视频并专注镜头,保持亲和眼神语气,网络不稳等待恢复再发言,主动倾听并提出问题,用案例支持介绍计划。

更新时间:2024-12-31